Macam-Macam Surat Pribadi, Cara Penulisan Dan Contohnya

Sarana komunikasi yang disampaikan secara tertulis disebut surat. Surat dibuat untuk beberapa tujuan, diantaranya sebagai alat bukti tertulis, bukti sejarah, pedoman kerja, alat pemberitahuan, permintaan, alat untuk menyampaikan ide, gagasan atau buah pikiran, atau alat pengingat.

Berdasarkan sifatnya surat dibedakan antara surat pribadi, surat resmi atau surat dinas, dan surat niaga. Surat resmi atau surat dinas dan surat niaga umumnya disampaikan oleh lembaga resmi kepada pihak lain. Surat pribadi disampaikan oleh perorangan atau individu kepada individu lainnya (saudara, teman, atau pimpinan) atau kepada suatu lembaga.

Macam macam surat pribadi mempunyai ciri-ciri: format surat tidak resmi atau bebas begitu juga bahasa yang dipakai, tidak memakai kerta surat berkop, tanpa nomer surat, salam pembuka dan penutup bergaya bebas sesuai dengan karakter penulisnya.

Berdasarkan ciri-ciri itu, macam macam surat pribadi untuk individu lain misalnya untuk teman atau saudara. Surat pribadi yang ditujukan untuk lembaga tertentu akan bersifat resmi, diikuti dengan penggunaan bahasa formal, misalnya surat lamaran kerja (termasuk lampirannya berupa bio data atau curiculum vitae). Contoh penulisan surat pribadi kepada teman atau keluarga adalah sebagai berikut:

Yogyakarta, 16 Mei 2021

Dear Santi

Apakabar San? Mudah-mudahan kabar baik ya…Aku disini baik-baik saja. Aku punya kabar gembira nih San. Aku diterima masuk UI tanpa tes. Seneng banget San. Tapi bingung juga ya…nanti mau tinggal dimana. Kalau kamu punya ide, sharing donk… mungkin kamu punya teman atau saudara yang punya info tentang tempat kost di sekitar kampus.

Aku cari yang murah-murah aja San, gak perlu fasilitas aneh-aneh kayak AC gitu. And yang penting aman dan nyaman. Ada sih saudara ayahku di Jakarta, tapi masih kejauhan dari kampus.

Oya kamu sendiri jadi keterima dimana San? Apa jadi kuliah di Australia? Jadi ambil jurusan bisnis? Kabari ya…kali aja bisa titip oleh-oleh apa gitu..hehehe. Oya San, bulan depan aku sudah mulai kegiatan daftar ulang di UI. Mudah-mudahan masih bisa ketemu ya San.

Udah dulu ya San, mau jalan-jalan dulu sama temen-temen. Salam untuk mama+papa+abang mu.

Cheers..

Rosa

Dalam contoh surat pribadi kepada teman diatas jelas terlihat penggunaan bahasa yang jauh dari kesan formal. Berbeda dengan bahasa yang dipakai dalam surat pribadi untuk suatu lembaga seperti contoh berikut ini:

Jakarta, 10 Juni 2021

Kepada Yth.

Pimpinan PT. Makmur Jaya Abadi

Di

Jakarta

Assalamualaikum wr. Wb.

Salam hormat,

Saya mendapat informasi tentang lowongan di perusahaan Bapak. Untuk itu bersama surat ini saya :

Nama : Agus Hari Mukhti

Alamat : Jl. RS. Fatmawati 20 Jakarta Selatan

Tempat, Tanggal lahir : Jakarta, 5 Agustus 1978

Bermaksud mengajukan permohonan untuk bisa bergabung dengan perusahaan Bapak sebagai Supervisor Penjualan. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan:

• Biodata
• Curiculum vitae
• Foto kopi ijazah terakhir
• Foto kopi KTP dan SIM
• Beberapa referensi dan foto kopi sertifikat

Besar harapan saya untuk bisa bergabung dengan perusahaan Bapak. Saya akan sangat senang apabila dipanggil untuk melakukan wawancara terkait lamaran saya ini.

Demikian lamaran ini saya sampaikan, atas perhatian dan perkenannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Agus Hari Mukhti

Meski berbeda dalam penggunaan bahasa, ada beberapa kesamaan dalam surat pribadi untuk teman dengan surat pribadi untuk lembaga lain. Kesamaan tersebut berada pada bagian-bagian surat, seperti:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat, seperti surat diatas tertulis Jakarta, 10 Juni 2013.
• Tujuan dan alamat surat, pada surat diatas tertulis Kepada Yth. Pimpinan PT Jaya Makmur Abadi di Jakarta.
• Salam pembuka, seperti Salam Hormat.
• Pembuka surat atau paragraf pembuka, misalnya ‘Apakabar San?’
• Isi surat atau paragraf isi.
• Penutup surat atau paragraf penutup, misalnya ‘Demikian lamaran ini saya sampaikan.’
• Salam penutup, pada contoh diatas tertulis ‘Cheers’ atau ‘Hormat Saya’
• Nama pengirim dan tanda tangan.

Tetapi untuk penulisan surat pribadi yang bersifat resmi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya:

• Penulisan tanggal surat mencantumkan nama kota tempat surat ditulis, tanggal, bulan, dan tahun penulisan.
• Penulisan alamat surat, minimal mencantumkan nama atau lembaga yang dimaksud diikuti dengan nama kota tempat lembaga tersebut berada.
• Penulisan pembuka surat atau paragraf pembuka serta isi memakai bahasa resmi dan hindari penggunaan bahasa pergaulan sehari-hari.
• Penggunaan ejaan dan tanda baca yang benar.

Macam-macam surat pribadi lainnya yang bersifat resmi selain contoh surat lamaran pekerjaan diatas adalah surat ijin tidak masuk kerja atau sekolah, surat pengunduran diri, surat undangan. Surat-surat tersebut meski sifatnya pribadi, tetap memakai aturan penulisan surat resmi. Misalnya surat pengunduran diri berikut ini:

Semarang, 14 Juli 2021
Kepada Yth,
Kepala Departemen Personalia PT Sangga Buana
di
Semarang

Dengan Hormat,
Melalui surat ini saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Surti Martejo
Departemen : Personalia
Jabatan : Staf
Alamat : Jl. Sore No. 15 Semarang
Mengajukan pengunduran diri dari PT Sangga Buana dengan alasan kesehatan dan keluarga. Surat ini saya buat sesuai prosedur hubungan indistrial dan tanpa tekanan dari pihak manapun. Saya berharap perusahaan dapat memahami kondisi saya dan memberikan hak -hak saya sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat pengunduran diri ini saya buat. Saya juga mengucapkan terima kasih atas perhatiannya dan kerjasama yang selama ini sudah terjalin.
Hormat Saya,

Surti Martejo

Beberapa surat pribadi yang bersifat resmi ada juga yang formatnya berbeda dengan contoh-contoh di atas. Misalnya curiculum vitae (yang umumnya menjadi lampiran surat lamaran kerja), surat kuasa pribadi, dan surat perjanjian pribadi. Dalam surat-surat tersebut tidak diperlukan salam pembuka dan penutup, alamat tujuan surat, dan susunan suratnya juga berbeda. Tetapi masih terdapat identitas pihak-pihak yang terlibat dalam surat tersebut terutama penulisnya. Hal ini bisa dilihat pada surat kuasa pribadi seperti pada contoh berikut ini:

Surat Kuasa

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : Desi Dewanti

Alamat : Jl. Kupang Indah 15 Aceh

memberi kuasa kepada,

Nama : Siti Aninda

Alamat : Jl. MT. Haryono 161 Malang

Untuk mengambil ijazah milik saya di rektorat Universitas Brawijaya Malang. Segala hal yang berkaitan dengan pengambilan ijazah tersebut akan diselesaikan melalui pihak yang saya beri kuasa.

Demikian surat kuasa ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Banda Aceh, 15 September 2012

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

(materai 10.000)

Siti Aninda Dewi Dewanti

Macam macam surat pribadi tersebut disampaikan melalui jasa pengiriman atau pengantar surat atau dokumen, seperti PT. POS Indonesia, jasa swasta, atau kurir pribadi. Surat pribadi dikemas dalam bentuk amplop tertutup karena sifatnya yang pribadi dan dikirim dengan beberapa pilihan jenis pengiriman (reguler, kilat khusus, layanan 1 hari sampai, dll).

Tetapi seiring dengan berkembangnya teknologi, beberapa surat pribadi bisa disampaikan dalam bentuk surat elektronik (email). Surat pribadi bisa langsung di badan email atau melalui sisipan (attachment) dengan format microsoft words. Beberapa surat pribadi yang sifatnya resmi atau rahasia biasanya dibuat dalam format pdf untuk menghindari surat diubah isinya oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Penyedia layanan surat elektronik juga sudah banyak macam-macamnya, seperti Yahoo, Gmail, Rocketmail, atau website pribadi dan website perusahaan juga dilengkapi layanan surat elektronik. Surat elektronik ini bisa diakses melalui browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, atau melalui Microsoft Outlook.

Mang Aip Semoga Hari Esok Menjadi Lebih Baik

Share :