Contoh Surat Peringatan Kerja Untuk Karyawan
Bagi Anda yang seorang karyawan atau pegawai pasti mengenal jenis surat yang satu ini. Biasanya surat peringatan menjadi salah satu momok bagi para karyawan atau pegawai yang memang melanggar aturan atau disiplin dari kantor atau instansi yang bersangkutan. Berikut ini akan dibahas mengenai contoh surat peringatan kerja.
Surat peringatan pada dasarnya dibagi menjadi 2, yaitu surat peringatan niaga dan surat peringatan jabatan/ kerja. Surat peringatan niaga umumnya berisi mengenai komplain atau peringatan yang ditujukan pada suatu perusahaan yang melanggar perjanjian niaga.
Adapun surat peringatan jabatan/ kerja merupakan surat peringatan yang ditujukan pada karyawan/ pegawai yang melanggar aturan dari instansi terkait. Pada kesempatan kali ini akan banyak dibahas mengenai contoh surat peringatan kerja yang dapat digunakan di suatu instansi/ perusahaan.
Aturan Dalam Pemberian Surat Peringatan Kerja
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa surat peringatan kerja ditujukan pada karyawan yang melanggar aturan. Hal itu berarti surat peringatan memiliki fungsi untuk memberikan peringatan pada karyawan bahwa yang dilakukannya merupakan kesalahan atau pelanggaran dari aturan yang ada.
Masing-masing instansi biasanya memiliki aturan tersendiri dalam mengeluarkan SP tertulis ini. Ada instansi yang menerapkan aturan kalau SP akan dikeluarkan ketika karyawan yang bersalah sudah mendapatkan peringatan secara lisan oleh atasannya, namun tidak diindahkan oleh karyawan tersebut.
Peringatan lisan yang diberikan pun dalam artian peringatan secara formal atau karyawan dipanggil oleh atasan, kemudian diberikan peringatan secara lisan. Ada pula instansi yang tidak mengenal peringatan lisan, namun langsung memberikan SP tertulis bila ada karyawan yang melanggar.
Adapun surat peringatan yang diberikan umumnya secara bertahap sebanyak dua atau tiga kali tergantung dari aturan perusahaan masing-masing. Surat Peringatan 1 umumnya berisi peringatan bahwa karyawan tersebut melakukan pelanggaran dan belum diberikan sanksi khusus dan masih diberikan kesempatan untuk memperbaiki kesalahannya.
Apabila setelah diberi SP 1 ternyata karyawan yang bersangkutan masih saja melanggar, maka dikeluarkan surat peringatan kedua. Ada beberapa perusahaan yang menerapkan aturan bahwa SP 2 merupakan SP terakhir yang kemudian dilanjutkan dengan surat pemberhentian kerja (PHK) atau mungkin surat skorsing.
Ada pula perusahaan yang menerapkan aturan SP tertulis sampai tiga kali baru dilakukan skorsing atau pemberhentian kerja (PHK).
Isi Surat Peringatan Kerja
Surat peringatan kerja merupakan salah satu jenis surat resmi instansi. Oleh karena itu, isinya pun tidak boleh sembarangan. Berikut ini komponen yang harus ada dalam surat peringatan kerja.
- Nomor, tempat, tanggal, dan perihal surat
- Lampiran surat (bila ada)
- Nama karyawan yang diberikan peringatan
- Isi peringatan yang diberikan secara detail, yaitu perihal kesalahan, bukti, dan data kesalahan yang dibuat. Bila perlu data dan bukti kesalahan turut di lampirkan.
- Sanksi-sanksi yang diberikan bila karyawan masih melanggar.
- Jabatan dan penanggung jawab surat.
- Tanda tangan, nama jelas, dan NIP penanggung jawab.
Contoh Surat Peringatan Kerja
Untuk lebih memperjelas bagaimana bentuk dari contoh surat peringatan kerja, simak berikut ini.
Jakarta, 23 Mei 2019
Nomor: 01/PT-KU/05/ 2019
Lampiran: 1 lembar
Hal: Surat Peringatan 1 (SP 1)
Melalui surat ini, menerangkan bahwa karyawan:
Nama: Tedy Kurniawan
Jabatan: Staf Operasional Gudang 1
Telah melanggar aturan perusahaan dan diberikan SURAT PERINGATAN 1 atau SP 1. Adapun pelanggaran yang dilakukan oleh yang bersangkutan berupa: Tidak masuk kerja tanpa ijin sebanyak 3 hari berturut-turut, berdasarkan data presensi fingerprint yang diperoleh dari bagian personalia perusahaan (data terlampir).
Surat peringatan ini berlaku mulai tanggal 23 Mei-23 Juni 2013 atau satu bulan peringatan. Sesuai dengan aturan perusahaan selama kurun waktu berlakunya surat ini yang bersangkutan tidak diperbolehkan melanggar aturan yang sama. Apabila yang bersangkutan masih melakukan pelanggaran, maka akan diberikan Surat Peringatan 2 (SP 2) dan sanksi berupa skorsing.
Demikian surat peringatan pertama ini dibuat untuk ditaati dengan sebaik-baiknya. Bagi yang bersangkutan diharapkan dapat mengubah sikapnya dan berperilaku lebih professional dalam menjalankan tugasnya.
Dibuat oleh,
Kabag. Operasional Gudang 1
Sutarno
Disetujui oleh,
Manajer Umum Operasional Gudang
Suprapto
Fungsi Lain dari Surat Peringatan Kerja
Selain memiliki fungsi sebagai peringatan untuk karyawan yang melakukan kesalahan, surat peringatan kerja ini juga memiliki fungsi lain. Salah satunya adalah memberikan efek jera pada karyawan yang melakukan kesalahan.
Seorang karyawan yang melanggar aturan, tapi tidak diberikan surat peringatan bisa menjadikan karyawan tersebut semakin menjadi tidak disiplin. Oleh karena itu, perlu diberikan surat peringatan agar karyawan tersebut menjadi jera dan tidak mengulangi kesalahannya kembali.
Selain efek jera, fungsi lain dari surat peringatan adalah menunjukkan adanya komitmen dari perusahaan dalam menegakkan peraturan yang ada. Komitmen yang tegas dari perusahaan atas penegakan aturan disiplin akan menimbulkan rasa hormat dari seluruh karyawan.
Hal tersebut yang kemudian akan menjadikan karyawan perusahaan juga ikut bertanggung jawab serta bersikap professional dalam bekerja dan disiplin dalam menaati aturan yang berlaku.
Apabila ada karyawan yang melanggar, tapi tidak ada tindakan apa-apa dari perusahaan, karyawan yang lainnya akan menganggap kalau perusahaan tidak tegas dan aturan yang berlaku hanyalah aturan di atas kertas.
Fungsi berikutnya dari surat peringatan kerja, yaitu sebagai dasar dokumen resmi apabila nantinya karyawan yang melakukan kesalahan diberhentikan secara tidak hormat dari perusahaan/ instansi terkait.
Dalam hal ini seringkali pimpinan perusahaan memutuskan untuk mengeluarkan atau memberhentikan suatu karyawan atas dasar surat peringatan terhadap pelanggaran yang telah dibuat sebelumnya.
Kemungkinan lain, perusahaan tidak memberhentikan seorang karyawan oleh karena pelanggaran yang tercantum dalam surat peringatan tidak terlalu berat dan karyawan sudah memenuhi tugasnya untuk bersikap lebih profesional.
Selain itu, surat ini juga bisa menjadi pertimbangan bagi suatu perusahaan untuk menerima karyawan baru. Misalnya, karyawan A diberhentikan di perusahaan Z karena melanggar suatu peraturan.
Setelah itu, karyawan A melamar pekerjaan lagi di perusahaan B. Pimpinan perusahaan B dapat meminta informasi pada perusahaan Z mengenai kinerja karyawan A sewaktu bekerja di perusahaan tersebut.
Pimpinan perusahaan B dapat meminta salinan atau mungkin daftar surat peringatan yang pernah didapatkan oleh karyawan A, sehingga bisa menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan B dalam menerima karyawan A. Mungkin saja perusahaan B menerima Karyawan A karena ternyata pelanggaran yang dilakukan tidak begitu berat.
Surat peringatan kerja memang bisa menjadi salah satu alat untuk mendisiplinkan karyawan yang melanggar aturan, namun ada beberapa hal penting lainnya yang juga harus dilakukan perusahaan saat mengeluarkan surat tersebut.
Salah satu di antaranya adalah perusahaan harus terus memberikan pemantauan dan pembinaan pada karyawan yang bersalah. Hal tersebut dilakukan agar surat peringatan yang telah diberikan tidak hanya menjadi surat tertulis, namun diikuti dengan perubahan sikap dan tindakan dari karyawan yang bersangkutan.
Perusahaan juga harus mengecek masa berlaku dari surat dan bagaimana kinerja dari karyawan apakah masih melanggar atau tidak. Demikian contoh surat peringatan kerja. Semoga bermanfaat.
Post a Comment for "Contoh Surat Peringatan Kerja Untuk Karyawan"