Tips, List, Cara Membuat Surat Keputusan Dan Contohnya

Surat keputusan penting untuk memberikan persetujuan, mendelegasikan tanggung jawab, memberikan izin, menerima sesuatu, sebagai kabar gembira, hasil dari kuis atau undian.

Namun, surat keputusan bisa juga berisi penolakan, otorisasi untuk pembatalan, pengadilan, penangguhan, pemecatan, perceraian, dan pengambilalihan lahan atau rumah.

Surat keputusan dikenal sejak masa Romawi, yakni Acta Diurna. Pada saat itu, surat keputusan senat akan diukir dalam plakat dan dibacakan oleh seorang juru bicara di ruang publik.

Ada baiknya, surat keputusan diketahui oleh orang lain. Dalam penulisannya sendiri, setidaknya Anda harus memperhatikan enam hal di bawah ini.

• Surat keputusan berisi rincian yang jelas. Instruksi keputusan harus tepat dan terinci agar tidak perlu dikoreksi sehingga menghemat waktu.
• Keputusan dalam surat keputusan diambil berdasarkan hal yang sedang terjadi dalam suatu eskalasi. Dalam keadaan tertentu, Anda akan memutuskan sesuatu dalam kondisi terdesak.
• Huruf akhir dari surat keputusan harus sangat rinci dan spesifik sehingga pembaca tahu apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan apa yang harus digunakan. Semua keterangan tersebut didokumentasikan untuk mengurangi kewajiban penjelasan di kemudian hari.
• Surat keputusan harus singkat dan praktis, tapi secara khusus menyatakan rincian kondisi yang tengah berlangsung. Jangan masukkan segala sesuatu yang tidak nyata atau masih diragukan kebenarannya, misalnya praduga.
• Pastikan untuk menyebutkan kerangka waktu dalam surat keputusan sehingga tidak ada kesalahpahaman mengenai lingkup atau durasi keputusan atau tanggung jawab dari keputusan itu.
• Surat keputusan berisi hal-hal psikologis yang bisa membuat orang gembira atau kecewa. Oleh karena itu, surat keputusan dibagi menjadi dua bagian. Pertama, surat keputusan positif, yakni penerimaan dan kesetujuan. Kedua, surat keputusan negatif, yakni penolakan.

Surat Keputusan - Ciri-Ciri Surat Keputusan untuk Menerima/Persetujuan

Karena berisi kabar gembira, umumnya sesuai dengan tema, surat keputusan persetujuan menggunakan nada yang hangat dan ramah. Untuk membuat surat keputusan persetujuan, secara khusus Anda harus melakukan langkah-langkah berikut ini.

1. Sebutkan apa yang Anda setujui.
2. Berikan alasan persetujuan tersebut jika diperlukan.
3. Berikan langkah-langkah yang harus diambil oleh sasaran surat keputusan atau apa yang diharapkan berikutnya.
4. Umumkan tanggal-tanggal penting yang berkaitan dengan persetujuan (promosi tanggal mulai berlaku, saat akun mulai diaktifkan, tanggal acara, dsb.).
5. Masukkan semua informasi penting (seperti parameter apa pun, misalnya jumlah uang yang bisa dicairkan) jika diperlukan.
6. Jika diperlukan, kalimat penutup surat keputusan Anda berisi penghargaan atau penawaran harapan terbaik untuk proyek baru, posisi, janji, pencairan uang, dsb.

Surat Keputusan - Tips Surat Keputusan Persetujuan

Biasanya, surat keputusan persetujuan pendek, to the point, jelas menyatakan apa yang disetujui, termasuk setiap tanggal terkait, lokasi, atau informasi serupa sehingga tidak akan ada ruang untuk kesalahpahaman. Jika Anda memiliki ketentuan khusus atau pedoman yang berlaku untuk situasi tertentu, masukkan informasi tersebut dalam arsip surat pemberitahuan Anda di kemudian hari.

Surat Keputusan - Surat Keputusan Penolakan

Sebuah surat keputusan penolakan sebenarnya merupakan pengungkapan kabar mengecewakan dengan cara diplomatik. Surat ini pada dasarnya merupakan "surat kabar buruk". Anda memiliki satu kesempatan untuk mengatakannya dengan benar. Jadilah sediplomatik mungkin. Jangan biarkan kata-kata Anda membuat orang sakit hati sehingga menghantui Anda suatu hari nanti.

Buka surat penolakan dengan ekspresi penyesalan yang tulus. Nyatakan penolakan Anda dan apa yang sebenarnya tidak bisa dipenuhi oleh sasaran surat keputusan tersebut. Jelaskan alasan Anda menolak dan bukti yang mungkin Anda miliki untuk mendukung posisi Anda.

Tawarkan alternatif yang memiliki peluang kesuksesan lebih baik sebagai 'hadiah hiburan" yang mungkin diminati sasaran. Gunakan bahasa yang sopan pada seluruh surat Anda dan akhiri dengan ekspresi keinginan dan doa Anda untuk kesuksesan sasaran surat keputusan penolakan.

Sebelum diserahkan dan dibacakan, surat penolakan hendaknya diperiksa dengan hati-hati bilamana ada kesalahan tik atau kesalahan lainnya. Mungkin terdapat kesalahan dalam tata bahasa, seperti ejaan dan tanda baca.

Surat Keputusan - Jenis-Jenis Surat Keputusan

Berikut ini merupakan jenis-jenis surat keputusan. Anda mungkin akan mendapatakan surat keputusan semacam ini walaupun sekali seumur hidup Anda. Terimalah surat keputusan itu dengan tegar dan tidak perlu putus asa atau gembira berlebihan. Surat keputusan memang menjadi penentu masa depan Anda, tapi tidak akan pernah menjadi ancaman ataupun jaminan kebahagiaan seumur hidup Anda.

Surat Keputusan Bank tentang Kredit/Pinjaman

• Surat keputusan menyetujui pinjaman
• Surat keputusan membatalkan atau menarik rekening kredit pelanggan
• Surat keputusan membatalkan akun kredit Anda sendiri
• Surat keputusan yang memberikan persetujuan kredit
• Surat keputusan untuk memberi tahu kreditor bahwa Anda telah berhenti atau telat dalam proses pembayaran cek
• Surat keputusan untuk memberi tahu seorang debitur agar mengecek kembali
• Surat keputusan untuk memberi tahu referensi kredit

Surat Keputusan untuk Pelanggan

• Surat keputusan untuk memperbaiki kesalahan atau pernyataan pelanggan
• Surat keputusan mendelegasikan menindaklanjuti keluhan dari pelanggan
• Surat keputusan menginformasikan pelanggan dari jumlah pembayaran yang tidak benar dan meminta keseimbangan
• Surat keputusan menginformasikan pelanggan dari kelebihan pembayaran
• Surat keputusan menginformasikan pelanggan dari salah cetak

Surat Keputusan tentang Karyawan

• Surat keputusan yang mengumumkan prestasi karyawan
• Surat keputusan yang mengumumkan sesi pelatihan karyawan
• Surat keputusan yang mengumumkan penutupan kantor atau toko untuk karyawan
• Surat keputusan yang mengumumkan berita buruk kepada karyawan
• Surat keputusan yang mengumumkan pengangkatan karyawan untuk sebuah komite atau posisi
• Surat keputusan yang mengumumkan kematian seorang pegawai atau keluarganya
• Surat keputusan yang memberitahukan seorang karyawan yang telah memberikan pelayanan yang buruk atau menyinggung
• Surat keputusan yang mengumumkan seorang karyawan untuk kinerja yang buruk atau perilaku tidak dapat diterima
• Surat keputusan yang mengumumkan karyawan baru

Varian Surat Keputusan

• Surat keputusan yang mengumumkan pemenang kontes
• Surat keputusan yang mengumumkan program pengujian obat
• Surat keputusan studi atau laporan
• Surat keputusan perwakilan hukum
• Surat keputusan perawatan medis (termasuk akta kematian)
• Surat keputusan membatalkan keanggotaan atau berlangganan
• Surat keputusan membatalkan kontrak sewa
• Surat keputusan membatalkan kontrak layanan
• Surat keluhan tentang pelecehan
• Surat komplain ke klub atau organisasi
• Surat keluhan tentang pembayaran asuransi yang tidak adil dalam penyelesaian
• Konfirmasi kehadiran tamu di sebuah konferensi atau simposium (surat penyelenggara)

Surat Keputusan Pribadi (Ditemani Pengacara dan Notaris)

• Surat keputusan yang mengumumkan pertunangan telah dibatalkan
• Surat keputusan yang mengumumkan perubahan alamat
• Surat keputusan yang mengumumkan reuni kelas
• Surat keputusan yang mengumumkan perceraian
• Surat keputusan yang mengumumkan keterlibatan permintaan maaf dalam koran
• Surat keputusan yang mengumumkan kelahiran atau adopsi bayi (surat pribadi/akta)
• Surat keputusan yang mengumumkan kelahiran atau adopsi bayi (pengumuman)
• Surat keputusan yang mengumumkan pensiun Anda sendiri
• Surat keputusan yang mengumumkan pembatalan pernikahan
• Surat keputusan yang mengumumkan konfirmasi kehadiran Anda sendiri sebagai seorang pembicara atau tamu istimewa
• Surat keputusan yang mengumumkan perbaikan atas kesalahan Anda sendiri dalam suatu transaksi
• Surat keputusan yang mengumumkan teman, kenalan, kerabat, atau diri sendiri untuk seseorang dalam mengantisipasi reuni

Mang Aip Semoga Hari Esok Menjadi Lebih Baik

Share :