Jenis Jenis Surat Resmi Beserta Bagannya

Anda pernah mengirim sebuah surat yang sifatnya resmi? Tentu pernah. Oleh karenanya, hal berkenaan apa bagan surat resmi pasti juga telah Anda kenali, ya?

Surat adalah poin utama yang ada di riwayat kehidupan manusia. Surat ialah media komunikasi paling kuno yang telah ada semenjak jaman dulu.

Setiap negara punyai riwayat surat-menyuratnya sendiri, apa lagi saat sebelum ditemukan telephone oleh Alexander Graham Bell, surat jadi salah satu alat berkomunikasi jarak jauh untuk manusia. Bersamaan dengan mengembangnya perkembangan tehnologi, keberadaan surat yang dicatat dengan tangan jadi cukup menyusut.

Selanjutnya ada berbagai macam alat yang mempermudah penulisan surat seperti computer dan mesin tik. Surat mempunyai beberapa jenis, misalkan surat individu, surat resmi, surat utang, dan sebagainya. Dalam artikel ini akan diulas berkenaan beberapa jenis surat, pengertian surat resmi dan bagan surat resmi.

Jenis Jenis Surat

Surat terdiri dari beberapa jenis. Jenis surat sendiri bisa dipisah dalam dua jenis umum yakni jenis surat yang disaksikan dari memiliki bentuk, surat disaksikan dari didalamnya dan surat disaksikan dari tata bahasa yang dipakai. Jenis umum surat yang ke-2 ialah surat disaksikan dari pemakaiannya.

1. Jenis Surat Disaksikan dari Wujud Surat, Isi Surat dan Style Bahasa

a. Surat Individu/Pribadi/Personal

Surat individu/Pribadi ialah surat yang paling bebas pola penulisannya. Biasanya surat individu dicatat untuk maksud atau kebutuhan individu. Surat individu dikirim pada sahabat, keluarga atau famili, dan orang paling dekat yang lain. Pola surat individu juga berlainan dengan surat resmi atau niaga, tidak ada kop surat di bagian atas surat, dan tidak ada nomor surat atau hal yang diikutkan.

Dalam buka dan tutup surat individu, tidak ada ketetapan yang baku, karena setiap penulis surat punyai style sendiri dalam tuliskan suratnya. Misalnya saja jika seorang anak perantauan yang mengirim surat ke orang tuanya, kata pembuka yang digunakan dapat seperti ‘Yang tercinta ayah dan bunda', dan lain-lain. Sedang untuk mengirim surat cinta atau ke teman dekat dekat misalkan, bahasa yang dipakaipun tentulah benar-benar berlainan.

b. Surat Dinas

Surat dinas adalah wujud surat resmi yang biasanya dibikin oleh satu lembaga atau dinas tertentu. Surat dinas dibikin untuk kebutuhan masing-masing lembaga atau dinas. Surat dinas dibikin mempunyai tujuan untuk mempermudah pengendalian administrasi satu dinas atau lembaga tertentu. Yang diartikan pengendalian administrasi misalnya ialah pengendalian bukti kerja atau arsip program yang digerakkan dalam lembaga dan dinas itu.

Surat dinas bisa juga berisi berkenaan perubahan satu dinas dan lembaga tertentu, misalkan surat dinas pada perusahaan mobil yang berisi pernyataan jumlah produk yang di-import, dan surat itu dibikin dari kantor pusat ke kantor cabang, pasti dari beberapa surat dinas yang dikirim /bulan pada perusahaan mobil itu bisa dijumpai ada peningkatan atau pengurangan jumlah mobil yang di-import. Surat dinas bisa juga dipakai sebagai surat pekerjaan atau surat panduan kerja karyawan satu dinas dan lembaga tertentu.

c. Surat Niaga

Surat niaga ialah surat yang biasanya dipakai di dunia perindustrian dan layanan. Surat ini terkait dengan aktivitas perdagangan seperti proses jual-beli, kerja sama produksi antarindustri dan sebagainya. Karena terkait dengan dunia usaha dan perdagangan karena itu contoh dari surat niaga ialah surat penawaran (penawaran barang pada sesuatu tubuh atau perusahaan tertentu) dan surat penagihan (penagihan pembayaran satu produk dan lain-lain).

2. Jenis Surat Berdasarkan dari Pemakaiannya

Jenis surat jika disaksikan dari pemakaiannya diantaranya surat individu, surat resmi dan surat dinas. Surat individu dan surat dinas sudah diterangkan pada paragraf awalnya. Dan di bagian ini akan diterangkan berkenaan pengertian surat resmi dan bagian-bagiannya.

a. Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang bisa dipakai oleh pribadi dengan lembaga atau tubuh tertentu, organisasi, dan lembaga atau lembaga tertentu. Surat ini benar-benar berlainan dengan surat individu.

Bahasa yang dipakai dalam surat resmi ialah bahasa baku dan sesuai aturan Ejaan Yang Ditingkatkan (EYD). Di bagian atas surat resmi sering dipasangkan kop surat dan simbol (misalkan simbol organisasi). Kecuali kop surat, biasanya surat resmi dibarengi nomor surat, hal atau hal apa yang bakal diulas dalam isi surat, tambahan dan tembusan.

Dalam pembukaan dan penutupan surat resmi, kalimat yang dipakai memang seringkali atau wajar, misalkan ‘Dengan Hormat,,,' atau ‘Sehubungan dengan...'. surat resmi bisa juga dipakai seorang pribadi jika terkait dengan lembaga berkaitan, misalkan surat yang dicatat untuk ajukan pemunduran diri.

Hal yang harus diingat, berlainan dengan surat individu yang formatnya bebas dan isi surat tidak ada batas tertentu, dalam pengerjaan surat resmi sebaiknya jauhi pemborosan kalimat dan kalimat. Pakai kalimat yang efisien. Pola surat resmi pada umumnya ialah seperti berikut,

• Kepala surat atau umum disebutkan kop surat, nama organisasi atau lembaga.
• Tanggal ditulisnya surat
• Alamat arah pengangkutan atau nama tujuan
• Salam pembuka, salam pembuka yang kerap digunakan ialah "Dengan hormat", "Berkenaan sama ini", "Assalamualaikum" (dan salam keagamaan lainnya), dan lain-lain.
• Pendahuluan surat atau pembuka surat, perannya sebagai kalimat perintis saat sebelum masuk di pokok. Tetapi harus diingat pakai kalimat efisien dan tidak berbelit-belit.
• Isi surat
• Kalimat dan salam penutup. Kalimat dan salam penutup dibikin dengan arah akhiri isi surat dengan kalimat yang santun. Untuk salam penutup dapat ditulis dengan perkataan ‘Terima kasih' atau salam ciri khas agama tertentu
• Nama pengirim dibarengi tanda-tangan, dan umumnya dibubuhi stempel atau cap pos
• Tembusan, arah ditulisnya tembusan ini jika surat yang dikirim pada sang pengirim perlu diumumkan atau dilanjutkan kepada pihak seterusnya. Misalkan Anda mengirim surat ke manager sebuah perusahaan dan direktur perusahaan itu perlu diverifikasi, karena itu tembusan pada surat perlu ditulis

Contoh Kesalahan yang Terjadi pada Surat Resmi

Sering pola penulisan surat resmi telah sesuai sisi atau bagan biasanya, namun ada banyak kekeliruan kecil yang sebenarnya rupanya tidak sesuai aturan penulisan surat resmi. Beikut ini beberapa kekeliruan penulisan yang biasa terjadi pada penulisan surat resmi,

Pada surat resmi berbentuk pernyataan, pola penulisan tidak mengenali ada paragraf. Jadi dari penulisan nama atau lembaga tujuan sampai isi surat ditulis lempeng. Tiap paragraf baru tidak dibikin menjuru.

Penulisan tujuan dan tanggal penulisan dicatat pada samping kanan, sebenarnya penulisan harus lempeng di atas nomor pengerjaan surat (pada surat resmi yang dibikin oleh satu lembaga atau organisasi tertentu selalu mempunyai nomor suratnya sendiri).

Biasanya ditulis nomor dan hal dan tambahan surat. Jika tidak ada arsip yang disertakan, pada penulisan ‘lampiran' kosongkan saja atau berikan tanda hubung sesudah tanda titik dua. Sebenarnya jika tidak ada tambahan yang diikutkan, penulisan ‘lampiran' seharusnya tidak diikutkan.

Ditulisnya nama kota kembali, walau sebenarnya jika sudah ada kop surat, perulangan nama kota tak perlu terjadi.

Penulisan surat resmi sesuai keperluan, penting untuk disamakan dengan ketentuan baku yang sudah diputuskan. Ketentuan baku itu juga bisa didefinisikan sebagai bagan surat resmi. 

Mang Aip Semoga Hari Esok Menjadi Lebih Baik

Share :